Coraz więcej Polaków pracujących na własny rachunek w Niemczech decyduje się na samodzielne wystawianie rachunków. W teorii to proste: kilka danych, kwota, numer konta i gotowe. W praktyce? Wielu popełnia błędy, które prowadzą do opóźnień w płatnościach, problemów z klientem lub… urzędem skarbowym. Oto lista najczęstszych, a zarazem najbardziej ryzykownych błędów, których warto unikać.
1. Rachunek zamiast faktury – nie każdy dokument pasuje do każdego klienta
W Niemczech wielu przedsiębiorców wystawia tzw. Rechnung, nie zastanawiając się, czy powinien to być dokument z VAT, czy bez. Problem pojawia się, gdy klientem jest firma z obowiązkiem rozliczenia podatku. Jeśli na rachunku nie ma poprawnych zapisów podatkowych, może on zostać odrzucony jako nieważny – a Ty nie dostaniesz zapłaty, dopóki nie poprawisz dokumentu.
2. Nieprawidłowe użycie §19 UStG (zwolnienie z VAT)
Wielu drobnych przedsiębiorców korzysta ze zwolnienia z podatku VAT, ale zapomina o obowiązkowej formule prawnej. Wystarczy, że zamiast:
„Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.”
napiszesz coś uproszczonego lub pominiesz ten zapis – i klient korporacyjny może odrzucić dokument. Urzędy też mogą to uznać za naruszenie obowiązków formalnych.
3. Brak spójności między danymi rachunku a kontem bankowym
Jeśli na rachunku widnieje np. Twoje imię i nazwisko, a konto jest zarejestrowane na partnera, żonę lub inną nazwę – niemiecki klient może uznać to za podejrzane i nie zrealizować płatności. Dla urzędu skarbowego to również czerwona flaga.
4. Rachunki bez numeracji lub z błędną kolejnością
Wystawiasz rachunki ręcznie, w Excelu albo Wordzie? Uważaj na numerację. Brak ciągłości lub powtarzające się numery mogą wzbudzić podejrzenia w razie kontroli z Finanzamtu. Numeracja musi być jednoznaczna i chronologiczna – np. 2025-001, 2025-002 itd.
5. Brak konkretnego terminu płatności
Zamiast zapisu „płatne w ciągu 14 dni” warto wpisać konkretną datę – np. „zahlbar bis zum 10.06.2025”. Niemieccy klienci traktują takie sformułowania dużo poważniej. Brak jasnego terminu to częsty powód opóźnień w przelewach.
6. Błędne oznaczenie kwoty – netto, brutto czy końcowa?
Jeśli jesteś zwolniony z VAT, a wpiszesz tylko „50€” bez dopisku, że to kwota końcowa (Endbetrag), klient może uznać, że powinien doliczyć VAT. W efekcie zapłaci więcej – a potem zażąda korekty. Lub odwrotnie: zapłaci mniej, niż oczekujesz.
7. Brak danych identyfikacyjnych firmy
Nawet przy drobnych usługach musisz podać komplet danych: imię i nazwisko, adres, numer identyfikacyjny (Steuernummer lub USt-ID), dane klienta, datę wystawienia i datę usługi. Pomijanie tych informacji to prosta droga do unieważnienia rachunku.
8. Niewłaściwy język dokumentu
Rachunki wystawione wyłącznie po niemiecku, przesyłane do polskich klientów, mogą nie zostać zrozumiane. Z kolei odwrotna sytuacja – rachunek po polsku dla niemieckiej firmy – może zostać odrzucony jako niewiążący. W razie wątpliwości warto użyć formy dwujęzycznej.
Podsumowanie: rachunek to nie tylko formalność
Rachunek to dokument prawny, który może być sprawdzany przez klienta, księgowość i urząd skarbowy. Warto zadbać o to, by był poprawny nie tylko technicznie, ale również zgodny z niemieckimi realiami. Brak wiedzy może kosztować – a przecież chodzi o Twoje pieniądze i profesjonalny wizerunek.
Potrzebujesz pomocy w wystawianiu rachunków?
Jako polskie biuro rachunkowe w Berlinie pomagamy nie tylko w prowadzeniu księgowości, ale również w poprawnym wystawianiu rachunków i faktur zgodnych z niemieckimi przepisami. Uniknij błędów, które mogą kosztować – skontaktuj się z nami i skorzystaj z naszego doświadczenia.